Er du en av de som mottar søknader på e-post eller som har papirbunker på kontoret ditt med søknader og CV-er fra dine søkere? Har du tenkt på hva sjansen er for å faktisk miste den ene knallgode søkeren fordi den på mystisk vis «ble borte» fra en mappe i e-posten din? Er det trygt nok å oppbevare søknader på kontorpulten din? Kan du spare tid på en rekrutteringsprosess hvis du mottar søknadene gjennom et rekrutteringsverktøy? Jeg skal forsøke å svare deg på dette.
Hva er et rekrutteringsverktøy?
Der regnskapsføreren gjerne har et regnskapssystem som erstatter papirbunker, benytter HR- og personal ofte et rekrutteringsverktøy som hjelper dem å få ansatt den beste søkeren på en effektiv måte. Kort fortalt er et rekrutteringsverktøy en strukturert måte å publisere ledige stillinger, motta søknader og behandle disse elektronisk. Papirbunken er historie og i dag kan du rekruttere hvor som helst, når som helst.
GDPR – hva betyr dette for din rekrutteringsprosess?
25.mai 2018 trådte ny personlovning i kraft. Lovgivningen stiller strenge krav til håndtering av personopplysninger og alle som ansetter må forholde seg til GDPR.
Spørsmålet er: Er mottak av søknader på e-post trygt nok? Fødselsnummer, navn, e-post og ikke minst CV-opplysninger er personopplysninger, det kan vi konkludere med. Er ikke en e-postkonto like sikkert som et postkort i dag? Datatilsynet sier at e-post i utgangspunktet er ukryptert, som betyr at det kan være mulig for andre å lese innholdet. Skremmende, ikke sant?
Den nye personvernforordningen krever at du har full kontroll på alle søknader som inneholder personopplysninger og for å ivareta personvernet til søkerne er det viktig at deres personopplysninger ikke kommer uvedkommende i hende. En annen problemstilling du møter ved mottak av jobbsøknader på e-post er at søknadene ikke slettes automatisk når de burde. Du må som en sporhund snuse rundt alle stedene i mailboxen det kan finnes et snev av personopplysninger på kandidatene dine for å få slettet disse i tide.
Søker har rett til innsyn
I tillegg har jobbsøkere rett til innsyn og uthenting av sine personopplysninger som behandles. Hva gjør du hvis en søker ringer deg og vil ha alt du behandler av personopplysninger om vedkommende tilsendt. Da skal du i et maskinlesbart format kunne sende dette til kandidaten. Da må du samle alle gullappene, utskriftene og e-poster kanskje både du og en av dine kollegaer har, sammenstille dette og så kan du sende til kandidaten. Litt mye jobb kanskje. Har du et rekrutteringssystem, kan du være trygg på at alle personopplysninger ligger trygt forvart og at du kan sende dette på en trygg og enkel måte til kandidaten.
Og hadde det ikke vært behagelig hvis systemet også kunne:
- logge deg inn på et kryptert og sikkert område
- motta alle søknader på en plass
- få søkeropplysningene i strukturert form
- slette søknadene automatisk etter det antall dagene det er lovlig å oppbevare kandidatdata
Det er flere timers jobb (og bekymringer) spart bare der.
Tid spart – også for systematikeren!
Kanskje er du en skikkelig systematiker med stålkontroll i e-posten. Du har fine mapper for alle stillingene dine med dertil hørende maler for å kommunisere med kandidatene. Du har full kontroll. Men hva med deling av kandidatene – hva hvis du blir syk? Skal du dele e-posten din med kollegaer for at de skal ha tilgang til søknadene for å kunne gjøre jobben? I slike situasjoner må du sende e-posten med personopplysninger videre eller skrive ut søknadene for at andre kan overta. Kanskje tar det for lang tid, drømmekandidaten blir lei av å vente og takker ja til den andre jobben som også var spennende. Er det ikke bedre å ha en konto i et system der de som er involvert i rekrutteringsprosessen til enhver tid har tilgang til alle søknader, CV og vedlegg. De kan behandle kandidatene når det passer dem, på en trygg og lovlig måte. Og igjen, tid spart.
Avslagsbrev til hundrevis av kandidater på få sekunder
Har du kjent på følelsen av dårlig samvittighet over avslagsbrevet du skulle sendt til de 159 andre som ikke fikk jobben? Det er så fort gjort å glemme dette når vi har fått ansatt drømmekandidaten. Det er en ganske kjip følelse å aldri få svar. Det er en del av helhetsopplevelsen til kandidatens reise, det å få en avslutning, selv om du ikke fikk jobben denne gangen. Har du et rekrutteringsverktøy er det et par klikk så har du sendt avslagsbrev til alle kandidatene samtidig. Det tar noen få sekunder!
Kandidater snakker, som folk flest, og dersom de aldri får svaret de venter på, er veien kort til kommentarer som «Jeg skal i hvert fall aldri mer å søke til bedrift x, for der gidder de ikke svare engang». Vi må ikke glemme kraften jungeltelegrafen og sosiale medier har i dag. Jeg har for eksempel 1500 venner på Facebook. Tenk deg et scenario der jeg legger en sur kommentar om rekrutteringsprosessen til bedrift x i nyhetsoppdateringen min. 1500 som ser, tenker og kanskje sprer budskapet videre. Les mer om hva Nils Apeland skriver om hvordan du kan jobbe med omdømmet i rekruttering
“Boten for å bli ferska på lovbrudd i forhold til GDPR kan være på 6% av den globale omsetningen. Det er for mange ikke bare penger til lørdagsgodteri.”
Så skal jeg drøfte litt rundt det å kommunisere med kandidater. Igjen blir det veldig lett å sammenlikne med e-post, som jo er et fantastisk kommunikasjonsmiddel. Problemet er bare disse personopplysningene. For virksomheter i offentlig sektor, skjer det jo fra tid til annen at søkerlister etterspørres. Har du et rekrutteringsverktøy kan søkerlister sendes på en lovlig og trygg måte fordi det kun sendes et varsel til kandidatens e-postadresse med en lenke som fører søker til eget innloggingsområde. Herfra kan søker lese meldingen og svare på den direkte tilbake til deg som rekrutterer. Dette er lovlig, trygt og enkelt. Og igjen, tid spart.
Tenker du etter at du har lest dette at du «har noe å gå på», er du hjertelig velkommen til å kontakte oss i Jobbnorge. Vi har «tilfeldigvis» et veldig bra rekrutteringsverktøy vi mer enn gjerne viser deg!
Her er en del andre nyttige funksjoner du kan spare tid på når du bruker vårt rekrutteringsverktøy:
- Screening for grovsortering av kandidater
- Kandidatrapporter og søkerlister
- Moderne og responsive løsninger
- De lekreste stillingsannonser markedet har å by på
- Mulighet for direkte overføring til andre fagsystemer
- Mulighet til å hente elektronisk godkjente vitnemål fra Vitnemålsportalen og sende med søknad
- En fantastisk kundeservice i verdensklasse som står på pinne for deg som rekrutterer og søkerne
Og mye mye mer.