– Det skal være en god opplevelse å søke jobb

 – Med rekrutteringsverktøyet til Jobbnorge kan vi legge energi i opplevelsen det er å søke jobb hos oss, fremfor egen saksbehandling, sier HR-rådgiver Dag Sølvberg i Moss kommune.

Innbyggernes tillit er en ledestjerne for de ansatte i Moss kommune. Det samme gjelder rekrutteringen til ledige stillinger i kommunen. Hvert år er det rundt 300 ansettelsesprosesser i kommunen som har 3.000 ansatte og 50.000 innbyggere. Rekrutteringsarbeidet må gjøres skikkelig. Det var bakgrunnen for at kommunen startet samarbeidet med Jobbnorge om rekrutteringsverktøyet i 2017.

– Som nyansatt HR-rådgiver i kommunen var implementeringen av rekrutteringsverktøyet noe av det første jeg begynte å jobbe med, forteller Dag.

Beste praksis fra to kommuner

I 2020 var kommunesammenslåingen av Moss og Rygge et faktum. To kommuneadministrasjoner skulle bli til én. Rygge kommune brukte et annet rekrutteringsverktøy, mens Jobbnorge sitt verktøy hadde vært i drift i Moss i flere år med gode erfaringer. Beste praksis for rekrutteringsarbeidet ble videreført fra de to kommunene, og Jobbnorge ble valgt som felles verktøy videre.

– Vi vurderte flere alternativer før vi landet på Jobbnorge. Brukervennligheten, at verktøyet er intuitivt å bruke, og opplevelsen av “plug and play” var fordeler som vi satte like høyt da, som nå, beskriver han.

Moss kommune er opptatt av at det skal være en god opplevelse å søke jobb.

HR-avdelingen i Moss kommune.
Etter at HR-avdelingen i Moss kommune begynte å se søkeprosessen i kandidatenes perspektiv, opplever de at rekrutteringsarbeidet ble radikalt forbedret. Fra venstre Vibeke Eliassen, Renate Holtet og Dag Sølvberg i Moss kommune. Foto: Moss kommune.

 

En revolusjon

Dag som har bakgrunn fra HR-arbeid i statlige virksomheter har mange års erfaring fra rekrutteringsarbeid. Han husker godt søknader som kom på telefax. Han har vært med på å bære svære søknadsbunker rundt fra kontor til kontor, fra saksbehandler til saksbehandler. Dag minnes alle ressursene som gikk med til å skrive søkerlister, både offentlige lister og utvidede lister til saksbehandlingen.

Endringen til i dag, hvor alle oversikter som trengs genereres automatisk, er formidabel.

– For ikke å snakke om personvern og datasikkerhet. Dette var ikke tema den gangen. Det som har skjedd de siste årene med rekrutteringsarbeidet vil jeg beskrive som en revolusjon, fortsetter Dag.

Til hjelp under pandemien

Eksempler på anvendeligheten til rekrutteringsverktøyet er hvordan Moss kommune bruker det til å lage en vikarpool for lærere og barnehagemedarbeidere. Under pandemien ble verktøyet også brukt til å lage en pool med tilgjengelige helseressurser. Å håndtere en stor søkermasse er null problem, over 150 søkere er ikke uvanlig. Det håndterer rekrutteringsverktøyet ryddig og profesjonelt.

– Og alle får bekreftelsesbrev, invitasjon til intervju og et avslagsbrev som også er hyggelig, gjennom verktøyet. Det er ekstra viktig for å gi et godt inntrykk av Moss kommune for både søkere og innbyggere, understreker han.

Muligheten for integrering med andre systemer trekker Dag frem som en stor fordel. Integreringen med kommunens arkivsystem er et godt eksempel på dette.

HR-avdelingen i Moss kommune gjør opplevelsen til søkerne bedre.
HR-rådgiver Dag Sølvberg i Moss kommune sitt råd til andre som jobber med rekruttering er å la alt handle om å gjøre søkeprosessen til en god opplevelse for søkerne. Foto: Moss kommune.

 

Tid til forbedringer

Effektiviseringen med rekrutteringsverktøyet har gitt mer rom for å jobbe med kommunikasjonen i stillingsannonsene og informasjonen til jobbsøkerne.

– Vi hadde en workshop med Jobbnorge hvor vi jobbet med språk og utforming. Da fikk mange av standardbrevene våre et mer levende språk og et mer positivt etterlatt inntrykk av Moss kommune. Stillingsannonsene våre nå har endret seg mye på kort tid med bedre språk og aktiv bruk av bilder og illustrasjoner, forteller Dag.

Det betyr mye for Dag at rekrutteringsverktøyet videreutvikles kontinuerlig.

– Da vi tok verktøyet i bruk for fem år siden, var det mer “gammelmodig” enn dagens versjon. Det har vært en rivende utvikling, og forbedringene fortsetter, beskriver Dag, som også opplever at Jobbnorge er svært lydhøre overfor forslag til forbedringer.
Også Dag har meldt inn forslag til forbedringer som har blitt implementert. Han synes det er betryggende at forslagene blir notert og vurdert.

I kandidatenes perspektiv

Etter at HR-avdelingen i Moss kommune begynte å se søkeprosessen i kandidatenes perspektiv, opplever de at rekrutteringsarbeidet ble radikalt forbedret.

– Mitt råd til andre som jobber med rekruttering er å la alt handle om å gjøre søkeprosessen til en god opplevelse for søkerne. Å arbeide med rekruttering er så mye mer enn korrekt saksbehandling. Jobbnorges rekrutteringsverktøy hjelper oss med dette, understreker han.

 

 

Ønsker du også å effektivisere sine rekrutteringsprosesser? Ta kontakt med oss, så avtaler vi et uforpliktende møte.